Обязательные кадровые документы

Кто обязан вести кадровый учёт

Все, у кого есть хотя бы один работник по трудовому договору: и ООО, и индивидуальные предприниматели. Микропредприятия могут работать по типовой форме трудового договора и отказаться от части локальных актов, перенеся их условия в сам договор, — но это упрощение, а не освобождение. Отсутствие «кадровика» в штате ответственность не снимает: отвечает работодатель.

Что должно быть у всех

Базовый набор, который проверяют в первую очередь.

• Трудовые договоры со всеми работниками и дополнительные соглашения к ним.
• Приказы по личному составу — о приёме, переводе, отпуске, увольнении, поощрении.
• Штатное расписание.
• Табель учёта рабочего времени — именно он подтверждает, сколько человек отработал, при спорах об оплате и переработках.
• График отпусков — утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Положение об оплате труда и премировании — если система оплаты не описана полностью в трудовом договоре.
• Документы по персональным данным — положение об обработке и защите, согласия работников, приказ о назначении ответственного.
• Сведения о трудовой деятельности — бумажные трудовые книжки для тех, кто сохранил бумажный формат, и электронные сведения по остальным.
• Документы воинского учёта — если среди работников есть военнообязанные и призывники.
• Документы по охране труда — инструкции, журналы инструктажей, результаты спецоценки условий труда.

Что перестало быть обязательным

Один из самых частых вопросов — личная карточка по форме Т-2. С 1 сентября 2021 года вести её необязательно: постановление Правительства № 1250 от 24 июля 2021 года заменило прежний порядок, а приказ Минтруда № 320н снял требование использовать эту форму. Работодатель решает сам, продолжать её вести или нет.

Важная деталь: для воинского учёта Т-2 больше не применяется — вместо неё используется отдельная карточка по форме № 10, введённая приказом Министра обороны № 700 от 22 ноября 2021 года. Если вы отказываетесь от Т-2, это оформляется приказом и правкой в локальных актах, а уже заполненные карточки хранятся по архивным срокам, а не уничтожаются.

Что нужно не всем, а по ситуации

• Положение о коммерческой тайне и перечень сведений — если режим коммерческой тайны вводится.
• Положение о командировках — если сотрудники ездят в командировки.
• Положение об аттестации — если аттестация проводится.
• Договоры о материальной ответственности — только для должностей из утверждённого перечня.
• Документы по медосмотрам — для должностей, где осмотры обязательны.
• Документы по КЭДО — если компания переходит на электронный кадровый документооборот: приказ о переходе, локальный акт, уведомления и согласия работников.

Чем грозит отсутствие документов

Ответственность установлена статьёй 5.27 КоАП РФ. Размеры штрафов по состоянию на сентябрь 2026 года:

Ключевой нюанс, из-за которого суммы вырастают в разы: нарушения часто считают по каждому работнику отдельно. Отсутствие согласий на обработку персональных данных у тридцати человек — это не один эпизод, а потенциально тридцать. Отдельная ответственность предусмотрена за нарушения в работе с персональными данными по статье 13.11 КоАП РФ.

Как устроены проверки сейчас

Государственная инспекция труда работает по риск-ориентированному подходу: чем выше категория риска у работодателя, тем чаще плановые мероприятия. Для малого и среднего бизнеса действует мораторий на плановые проверки, но он не отменяет ни профилактических визитов, ни внеплановых проверок по жалобе работника — а именно жалоба и есть самый частый повод.

Проверить себя можно заранее и бесплатно: Роструд публикует проверочные листы — те же вопросы, по которым работает инспектор, — а на портале «Онлайнинспекция.рф» есть сервис самопроверки. Это разумный первый шаг до того, как приглашать кого-то со стороны.

Типичные дыры, которые находятся почти у всех

• Трудовой договор без обязательных условий: места работы, условий труда по результатам спецоценки, конкретных условий оплаты.
• Работник не ознакомлен под подпись с локальными актами — формально это то же, что актов нет.
• График отпусков утверждён с опозданием или не соблюдается.
• Табель ведётся «для галочки» и расходится с фактическими переработками.
• Согласия на обработку персональных данных собраны не у всех или оформлены общей фразой.
• Сведения о трудовой деятельности сдаются в срок не всегда — а сроки здесь короткие.

С чего начинать, если учёт запущен

1. Провести инвентаризацию: что есть, чего нет, что оформлено с нарушениями.
2. Закрыть в первую очередь то, что бьёт по людям и по деньгам: трудовые договоры, приказы, сведения о трудовой деятельности, персональные данные.
3. Восстановить локальные акты и заново собрать подписи об ознакомлении.
4. Выстроить регламент: кто, что и в какой срок оформляет дальше.
5. Решить, вести учёт внутри или передать на аутсорсинг — по численности до 100–150 человек отдельный кадровик обычно не окупается.

Первые два шага можно сделать самостоятельно по проверочным листам Роструда. Если после инвентаризации список оказался длинным, имеет смысл посмотреть на кадровое делопроизводство на аутсорсинге или начать с аудита HR-процессов.

Коротко

• Обязательный минимум есть у всех работодателей, включая ИП и микропредприятия.
• Личная карточка Т-2 необязательна с 1 сентября 2021 года; для воинского учёта применяется форма № 10.
• Штрафы по статье 5.27 КоАП — до 50 000 ₽ за первое нарушение и до 200 000 ₽ для организации при повторном уклонении от оформления договора.
• Нарушения часто считают по каждому работнику, поэтому итоговая сумма растёт кратно.
• Проверочные листы Роструда и самопроверка на «Онлайнинспекция.рф» — бесплатный способ увидеть свои дыры заранее.